Privacyverklaring

Datum van deze versie: 27 oktober 2026

Over deze privacyverklaring

KindsdeelCheck.nl helpt nabestaanden bij het berekenen van erfrechtelijke vorderingen. Wanneer u gebruikmaakt van onze dienst, verwerken wij persoonsgegevens. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarvoor wij ze gebruiken, hoe wij ze beschermen en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

Incus Aurifex B.V. Handelsnaam: KindsdeelCheck Voorhei 3, 5464 VC Veghel KvK-nummer: 96691298 E-mailadres: info@kindsdeelcheck.nl

Voor vragen over deze privacyverklaring of voor het uitoefenen van uw privacyrechten kunt u ons bereiken via info@kindsdeelcheck.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Uw eigen gegevens als klant: uw naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen) en betalingsgegevens die u verstrekt bij het aanmaken van een account of het plaatsen van een bestelling.
Gegevens over de nalatenschap: de naam en overlijdensdatum van de overledene, namen en geboortedata van erfgenamen, gegevens over de langstlevende ouder en andere betrokken personen, voor zover noodzakelijk voor de berekening.
Financiële gegevens: de omvang van de nalatenschap, banksaldi en rekeningnummers voor zover die in geüploade documenten staan of door u worden ingevoerd, de hoogte van erfrechtelijke vorderingen en rente, gegevens over schenkingen of eerdere aflossingen, en factuurgegevens.
Inhoud van geüploade documenten: als u documenten uploadt (zoals een testament, verklaring van erfrecht, aangifte erfbelasting of bankafschriften), verwerken wij de persoonsgegevens die in die documenten staan. Deze documenten worden na afronding van uw dossier onmiddellijk en definitief vernietigd.
Technische gegevens: uw IP-adres, het tijdstip van uw bezoek en technische loggegevens die wij gebruiken om de dienst te beveiligen en te laten functioneren.
Communicatie: berichten die u stuurt via uw persoonlijke dossieromgeving of per e-mail.

3. Hoe verkrijgen wij uw gegevens?

Wij ontvangen uw gegevens via drie routes: u vult gegevens handmatig in via ons formulier, u uploadt documenten, of u communiceert met ons via de dossieromgeving of e-mail. Technische gegevens zoals uw IP-adres worden automatisch geregistreerd wanneer u onze website bezoekt of gebruikt.

4. Waarom verwerken wij uw gegevens en op welke juridische grondslag?

Berekening en rapportage

De kern van onze dienst is het berekenen van erfrechtelijke vorderingen en het opstellen van een rapport. Daarvoor verwerken wij de gegevens die u aanlevert. De juridische grondslag is de uitvoering van de overeenkomst die u met ons sluit. Zonder deze gegevens kunnen wij de dienst niet leveren.

Gegevens van familieleden die geen klant zijn

Documenten en berekeningen bevatten vrijwel altijd ook gegevens van andere betrokken personen, zoals andere erfgenamen of de langstlevende ouder. Deze personen zijn geen klant van KindsdeelCheck en hebben geen overeenkomst met ons gesloten. Wij verwerken hun gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang: zonder die gegevens is een correcte berekening voor u niet mogelijk. Wij beperken de verwerking tot wat strikt noodzakelijk is voor de berekening.

Betaling en facturatie

Wij verwerken uw betaalgegevens om de betaling te verwerken en een factuur op te maken. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst. Facturen bewaren wij zeven jaar op grond van onze wettelijke administratieplicht.

Beveiliging en bescherming tegen misbruik

Technische loggegevens en IP-adressen verwerken wij om de dienst te beveiligen en misbruik te voorkomen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienstverlening.

Klantcommunicatie en afhandeling van vragen

Berichten in de dossieromgeving bewaren wij zodat u uw dossier kunt inzien en vragen kunt stellen. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een goede dienstverlening.

5. Hoe worden uw documenten verwerkt?

Als u documenten uploadt, worden de voor de berekening relevante gegevens automatisch uit die documenten gelezen. U krijgt vervolgens de gelegenheid om alle uitgelezen gegevens — zoals bedragen, datums en namen — te controleren en zo nodig te corrigeren voordat de berekening definitief wordt uitgevoerd. Pas nadat u de gegevens heeft bevestigd, wordt de berekening verwerkt.

Uw geüploade documenten worden opgeslagen in een beveiligde, afgeschermde omgeving die niet publiek toegankelijk is via internet. Zodra uw dossier is afgerond en het rapport beschikbaar is, worden alle geüploade brondocumenten onmiddellijk en definitief verwijderd. Daarnaast draait er dagelijks een geautomatiseerde opschoontaak die documenten waarvan de bewaartermijn is verstreken automatisch verwijdert.

6. Automatische verwerking en kunstmatige intelligentie

Indien u ervoor kiest om akten (zoals een verklaring van erfrecht of testament) te uploaden, worden deze geanalyseerd met behulp van Mistral AI SAS, een gespecialiseerde Europese AI-dienstverlener gevestigd in Frankrijk. Deze verwerking vindt uitsluitend plaats op servers binnen de Europese Unie. Uw documenten en gegevens verlaten de Europese Unie nooit en worden door Mistral AI nimmer gebruikt voor trainingsdoeleinden. De verwerking is volledig vluchtig: uw gegevens worden uitsluitend tijdelijk in het geheugen verwerkt om de geëxtraheerde gegevens aan ons terug te leveren en worden daarna niet bewaard door Mistral AI.

Na de geautomatiseerde verwerking controleert u altijd zelf de uitgelezen gegevens in de wizard voordat de berekening definitief wordt gemaakt.

Er is geen sprake van volledig geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen voor u heeft: het rapport is een informatieve berekening op uw verzoek, geen bindende beschikking.

7. Wanneer is er menselijke controle?

Bij standaarddossiers krijgt de notarieel jurist geen toegang tot uw dossier of documenten. U valideert zelf de gegevens en de berekening verloopt automatisch.

Wanneer uw dossier bijzonderheden bevat — zoals afwijkende testamentaire bepalingen of een complexe situatie — beoordeelt een externe notarieel jurist het dossier. Deze jurist handelt als verwerker in opdracht van KindsdeelCheck en heeft toegang tot uw dossier uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling. Met hem zijn contractuele afspraken gemaakt over geheimhouding, beveiliging en het verbod op lokale opslag van dossierstukken. De menselijke controle is inbegrepen in de aankoopprijs.

8. Met welke partijen worden uw gegevens gedeeld?

Wij geven uw gegevens uitsluitend door aan derden als dat noodzakelijk is voor de dienstverlening. De volgende partijen kunnen toegang hebben:

Hosting en opslag (Lovable / AWS): uw gegevens en documenten worden opgeslagen op beveiligde servers van Amazon Web Services in Ierland en Frankfurt (Europese Unie). Met deze partij is een verwerkersovereenkomst gesloten.
Netwerk en beveiliging (Cloudflare): ons webverkeer loopt via het netwerk van Cloudflare, dat zorgt voor beveiliging en snelheid. Cloudflare verwerkt hierbij uitsluitend technische verkeersgegevens zoals IP-adressen. Dossierinhoud, documenten en erfrechtgegevens worden niet via Cloudflare verwerkt. Met Cloudflare zijn contractuele afspraken gemaakt over gegevensbescherming.
AI-verwerking (Mistral AI SAS): voor het automatisch uitlezen van documenten maken wij gebruik van Mistral AI, een Europese AI-dienstverlener gevestigd in Parijs, Frankrijk. Mistral AI verwerkt uw documenten uitsluitend in opdracht van KindsdeelCheck, op servers binnen de Europese Unie, en gebruikt uw gegevens niet voor modeltraining. Met Mistral AI is een verwerkersovereenkomst gesloten.
Betaling (Stripe Payments Europe Ltd.): betalingen worden verwerkt door Stripe Payments Europe Ltd., gevestigd in Ierland. Stripe is voor de verwerking van betaalgegevens een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke en heeft een eigen privacybeleid. KindsdeelCheck slaat zelf nooit uw bankrekening-, creditcard- of CVC-gegevens op.
E-mail (Lovable): wij sturen u systeemmails zoals activatielinks, wachtwoordherstel en inlogcodes via het Lovable-platform. Deze mails bevatten uitsluitend uw e-mailadres, de tekst van de melding en een beveiligde link. Er worden geen dossier- of erfrechtgegevens per e-mail verstuurd. Met Lovable is een verwerkersovereenkomst gesloten. Lovable is gevestigd in Zweden (EU).
Externe notarieel jurist: bij complexe dossiers kan een externe notarieel jurist toegang krijgen tot uw dossier. Hij handelt uitsluitend in opdracht van KindsdeelCheck en is gebonden aan strikte geheimhoudings- en beveiligingsverplichtingen.

Uw gegevens worden nooit verkocht aan derden en niet gebruikt voor marketingdoeleinden van derden.

9. Worden uw gegevens buiten Europa verwerkt?

De volledige verwerkingsketen voor uw dossier vindt plaats binnen de Europese Unie: hosting en opslag op AWS-servers in Ierland en Frankfurt, AI-documentverwerking door Mistral AI in Frankrijk, en betalingen via Stripe Payments Europe Ltd. in Ierland.

In de volgende beperkte gevallen kunnen technische gegevens ook worden verwerkt buiten de EER:

Bij de verwerking van netwerkverkeer door Cloudflare Inc. (VS) kunnen technische verkeersgegevens (IP-adressen) worden verwerkt door de Amerikaanse moedermaatschappij. Bij betalingstransacties kan de Amerikaanse moedermaatschappij van Stripe Inc. (VS) betrokken zijn. Voor de verzending van systeemmails maakt Lovable mogelijk gebruik van een externe verzenddienst; het is mogelijk dat hierbij uw e-mailadres en de inhoud van de systeemmail buiten de EER worden verwerkt.

In al deze gevallen gelden passende waarborgen op grond van het EU-VS Data Privacy Framework of door de Europese Commissie goedgekeurde standaard contractbepalingen.

10. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Geüploade brondocumenten: worden onmiddellijk vernietigd zodra uw dossier is afgerond. Een dagelijkse automatische opschoontaak zorgt voor verwijdering van eventuele resterende documenten.
Uw rapport en dossiercommunicatie: blijven beschikbaar in uw persoonlijke portaal zolang uw account actief is. U kunt op elk moment uw account en alle bijbehorende gegevens laten verwijderen.
Facturen en transactiegegevens: worden zeven jaar bewaard op grond van de wettelijke fiscale bewaarplicht.
Inloggegevens en accountinformatie: worden bewaard totdat u uw account opheft.
Technische logbestanden: worden maximaal 30 dagen bewaard en daarna verwijderd of geanonimiseerd.

11. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Alle verbindingen met onze website en het klantportaal verlopen via een versleutelde verbinding (HTTPS). Uw geüploade documenten worden opgeslagen in een afgeschermde, private omgeving die niet publiek via internet bereikbaar is. Beheerders en de notarieel jurist kunnen uitsluitend inloggen met verplichte tweestapsverificatie (een authenticator-app). Klanten kunnen optioneel ook tweestapsverificatie instellen. Accountactivatie en wachtwoordherstel verlopen via een beveiligde eenmalige link per e-mail. Toegang tot dossiers is beperkt: u ziet uitsluitend uw eigen dossier, en de notarieel jurist krijgt uitsluitend toegang wanneer dat voor zijn beoordeling noodzakelijk is. Geüploade documenten worden automatisch vernietigd bij voltooiing van het dossier. Alle klantgegevens en documenten worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie.

Bij een datalek dat een aanzienlijk risico voor u oplevert, stellen wij u hiervan zo snel mogelijk op de hoogte.

12. Uw privacyrechten

Inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
Rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren. In het klantportaal kunt u geëxtraheerde gegevens ook zelf aanpassen vóór de definitieve berekening.
Wissing: u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens. Wij kunnen hieraan niet voldoen voor zover wij de gegevens op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren (zoals facturen).
Beperking: u kunt vragen de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist.
Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking die is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, zoals de verwerking van gegevens van familieleden die geen klant zijn.
Dataportabiliteit: u kunt uw gegevens opvragen in een gangbaar digitaal formaat, voor de gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt en die wij verwerken op basis van de overeenkomst.

Let op: als uw dossier ook persoonsgegevens van andere personen bevat, kan de uitoefening van uw rechten gevolgen hebben voor de gegevens van die anderen. Wij beoordelen ieder verzoek zorgvuldig en in overeenstemming met de rechten van alle betrokkenen.

13. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

U kunt uw verzoek sturen naar info@kindsdeelcheck.nl. Wij reageren binnen één maand na ontvangst. Wij kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren voordat wij uw verzoek behandelen.

14. Klacht indienen

Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

15. Cookies en websiteanalyse

Wij maken op onze website geen gebruik van analytische cookies, trackingcookies of advertentiecookies. Wij plaatsen ook geen cookies van derden voor marketingdoeleinden.

Wij maken uitsluitend gebruik van noodzakelijke sessie-opslag in uw browser (localStorage en sessionStorage). Deze opslag is nodig voor het functioneren van het klantportaal en het veilig afronden van de betaling. Hiervoor is geen toestemming vereist.

16. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij nieuwe diensten introduceren of wanneer wet- of regelgeving wijzigt. Bij wezenlijke wijzigingen stellen wij u hiervan op de hoogte via e-mail of via een melding in uw dossieromgeving. De datum van de meest recente versie staat altijd bovenaan deze pagina.